Совет казначейства: федеральные ведомства сами решают, какие сообщения скрывать от общественности
Согласно информации Совета казначейства (Treasury Board), федеральные министерства Канады имеют право самостоятельно решать, какие текстовые сообщения скрывать от общественности. При этом, как сообщает издание Blacklock’s Reporter, электронные записи могут уничтожаться «по мере необходимости» в соответствии с правилами 26-летней давности.
«Директор по информационным технологиям каждого учреждения отвечает за установление, внедрение и соблюдение сроков хранения всей информации и данных», — говорится в ответе ведомства на официальный запрос (Inquiry of Ministry), представленном в Палате общин.
В документе отмечается, что обязательного срока хранения не существует. Ответственность за соблюдение требований к сохранению и удалению данных лежит на отдельных министерствах под руководством заместителей министров и профильных ИТ-директоров. Совет казначейства добавил, что свобода действий в этом вопросе допускается на основании правительственной директивы 2020 года.
Вопрос был поднят по инициативе депутата от Консервативной партии Тамары Янсен. Она направила парламентский запрос, чтобы выяснить, обязаны ли госслужащие сохранять рабочую переписку на правительственных устройствах или же они могут ее удалять.
«В контексте политики Совета казначейства, регулирующей использование и хранение мгновенных сообщений на служебных устройствах в системе государственного управления, согласно Закону о финансовом управлении (Financial Administration Act), какие обязательства имеет госслужащий по сохранению сообщений, представляющих деловую ценность?» — поинтересовалась Янсен.
Библиотека и архив Канады (Library and Archives Canada), выступающая официальным хранителем федеральных документов, в своем февральском брифинге сообщила, что не имеет контроля над тем, какие электронные файлы сохраняются или уничтожаются до их передачи в архив.
«Не существует общего правила «сохранять всё», как нет и отдельного разрешения на удаление переписок», — отмечается в документе ведомства.
Архивариусы пояснили: «Если текстовое сообщение фиксирует решение, действие, одобрение или рекомендацию, оно является документом и подлежит сохранению. Если сообщение носит временный характер, его можно удалить после того, как в нем отпадет необходимость».
Временная запись определяется как информация, не имеющая деловой или архивной ценности и используемая только в краткосрочных целях. Право определять, является ли переписка временной, остается за каждым конкретным госучреждением, а на практике — за самими сотрудниками, управляющими своими данными.
Однако специалисты архива подчеркнули, что подобная практика несет в себе серьезные риски. Уничтожение записей, фиксирующих управленческие решения, может подорвать выполнение обязательств по закону о доступе к информации, готовность к судебным разбирательствам, проведение аудитов и доверие общественности.
В качестве примера приводятся документы Министерства по делам ветеранов (Veterans Affairs Canada), где руководство разрешило автоматически удалять сообщения в рабочих чатах спустя 15 дней.
«Политика правительства требует избавляться от временного контента — неформальных переписок, черновиков и удаленных электронных писем — после того, как он выполнил свою задачу», — говорится во внутренней служебной записке министерства.
